ARTICLE 1 - DEFINITIONS Dans le cadre des présentes, les termes listés ci-dessous auront le sens suivant : - Client : agences de voyages, agences événementielles, agences de communication, tout professionnel du voyage d’affaires ayant effectué la réservation, ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes corporate et/ou séminaires dans le cadre de leur activité professionnelle ou associative. - Les Participants : personnes physiques séjournant à l’hôtel et/ou faisant parties du séminaire réservé à l’hôtel. - Date d’option : date fixée par l’Hôtel et/ou le Group Desk à laquelle le Client devra confirmer la réservation pour le groupe dans les conditions prévues à l’article 3 des présentes CGV. - Group Desk : le service de réservation centrale de LOUVRE HOTELS GROUP dédié aux groupes de professionnels et aux séminaires. - Prestation forfait Journée d’Etude : ce forfait inclut la location de salle, le café d’accueil, la pause du matin, le déjeuner boisson et café inclus, la pause de l’après-midi. - Prestation forfait Semi- Résidentiel : ce forfait inclut la chambre, le petit déjeuner, la journée d'étude. - Prestation forfait Résidentiel : ce forfait inclut la chambre, le dîner boisson incluse, le petit déjeuner, la journée étude. - Prestation Groupe Corporate ou Hébergement Seul : chambres pour une ou deux personnes petit déjeuner inclus. ARTICLE 2 –APPLICATION Les présentes conditions générales de vente Groupe Seminaire et Corporate s’appliquent exclusivement dans les rapports entre les professionnels du voyage d’affaires (agences de voyages, agences évènementielles, agence de communication …) ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes corporate, séminaires résidentiels, séminaires semirésidentiels et journée d’étude dans le cadre de leur activité professionnelle et la Société LOUVRE HOTELS GROUP, S.A.S. au capital de 117.625.104 €, dont le siège social est sis Village 5, 50 Place de l’Ellipse, 92081 La Défense Cedex, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre, sous le numéro 309 071 942, et /ou toute société exploitant un hôtel sous l’une des enseignes Kyriad Prestige, Kyriad (à l’exception de l’hôtel KYRIAD à DISNEYLAND ® PARIS), Campanile ou Première Classe ainsi que toute société exploitant sous l’une des enseignes Golden Tulip, Tulip Inn et Royal Tulip un hôtel commercialisé par le service du Group Desk (les « Hôtels »). La liste de ces hôtels est disponible sur demande auprès du service du Group Desk. Les conditions générales de vente sont applicables pour un même séjour (ou une série de séjours), comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture et à partir de :  10 chambres dans le cadre d’une réservation séminaire avec hébergement ou dans le cadre d’un groupe en hébergement seul.  10 personnes dans le cadre d’une réservation pour un séminaire sans hébergement. Dans le cadre d’une réservation de chambres pour le ou les formateurs d’une journée d’étude, les conditions de ventes individuelles Louvre Hotels Group seront appliquées. Dans le cas où le nombre de participants et/ou de chambres deviendrait inférieur à 10, l’hôtel se réserve le droit de facturer chaque prestation : location de salle, boisson chaude d’accueil, pause, déjeuner, boissons (etc…) individuellement et de modifier les présentes conditions de ventes. Dans le cadre de groupe Corporate, le meilleur tarif disponible pour la période de voyage demandée est donné par chambre, par jour, petits déjeuners inclus, taxes et services compris, hors taxe de séjour. Pour les prestations journée d’étude, séminaire résidentiel, semi- résidentiel, le prix de base est communiqué par personne par jour. Le taux de TVA retenu est celui en vigueur à la date d’exigibilité de l’intégralité du paiement (ou le solde le cas échéant), une éventuelle augmentation du taux de TVA serait donc immédiatement et strictement répercutée sur le tarif hors taxe de la totalité de la réservation et payable par le réservataire / l’Opérateur. Les conditions figurant dans les présentes CGV, annulent et remplacent celles déjà parues antérieurement et sont données à titre indicatif et susceptibles de modifications. ARTICLE 3 – CONTRAT DE RESERVATION ET VENTE Le contrat entre le Group Desk ou l’hôtel et le client devient une réservation définitive si les deux conditions suivantes sont réunies  Réception par le Group Desk Louvre Hotels Group ou par l’hôtel du contrat de réservation et des Conditions Générales de Vente, signés par le client et précédés des mentions « Bon pour Accord », par courriel, au plus tard à 12h 00 (GMT + 1) le jour de la date de fin d’option. Toutefois, afin de satisfaire au mieux chacun de ses clients, Louvre Hotels Group enregistre les confirmations des propositions de contrat par ordre d’arrivée. En conséquence, Louvre Hotels Group pourra contacter le client Loisirs si une demande similaire est confirmée par un autre client afin que les parties puissent prendre leurs dispositions respectives.  Réception d’arrhes comme mentionné ci-après à l’article 4 (sous réserve de bon encaissement). A défaut, l’Hôtel ou le Group Desk de la société Louvre Hôtels Group se réserve le droit d’annuler les chambres et/ou les prestations annexes à tout moment et sans aucune indemnité ainsi qu’en cas de défaut de paiement par le Client de factures correspondant à des prestations antérieurement fournies. ARTICLE 4 - LES ARRHES Les arrhes sont à verser au plus tard 8 jours après la signature du contrat de vente conformément à la facture pro-forma et par tout moyen de paiement accepté par l’hôtel (en cas de paiement par chèque, celui-ci peut être encaissé dès réception ; en cas de paiement par virement, celui-ci ci doit être justifié par la copie de l’ordre de virement sur le compte bancaire de l’hôtel). Ces arrhes représentent : Dans le cadre d’une réservation avec hébergement :  A la confirmation : 35% des prestations réservées par le groupe (hébergement et restauration confondus)  A J-60 : 40% des prestations réservées par le groupe (hébergement et restauration confondus)  A J-30 : 15 % des prestations réservées par le groupe (hébergement et restauration confondus) Dans le cadre d’une réservation sans hébergement (journée d’étude):  A J-30 : 50% des prestations réservées par le groupe  A J-15 : 50% des prestations réservées par le groupe Tout acompte dû ou versé sera exigé / conservé en cas d’annulation totale A défaut du versement des arrhes précitées dans les délais précisés ou à défaut de bon encaissement, l’Hôtel ou le Group Desk se réserve le droit de remettre les chambres/ salles non confirmées à la vente. En cas de réservation pour une série dans un même hôtel, un dépôt de garantie représentant le prix des prestations réservées (hébergement, prestation séminaire et restauration confondus) pour le séjour du premier groupe, sera versé à la signature du contrat correspondant. Ce montant sera déduit de la dernière facture. ARTICLE 5 - PAIEMENT Le cas échéant, une facture ou un avoir sera édité après le séjour du groupe afin de régulariser la facturation. Le paiement est à effectuer dans la monnaie locale du pays où est implanté l’hôtel. Les frais bancaires restent à la charge du client. Les extras (téléphone, consommations hors prestation réservées, pay-tv…) doivent être réglés à la caisse de l’hôtel par les participants avant le départ du groupe. Le client s’engage à faire respecter cette règle par les participants. La taxe de séjour doit être réglée sur place par les participants ou le Client avant le départ du groupe. L’hôtel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de cet encaissement. Tout incident de paiement subi par l’hôtel pourra entraîner la rupture de l’accord conclu avec le Client et/ou l’annulation des réservations sans indemnité pour le client. En outre, les sommes versées conformément aux dispositions des articles 4 et 5 des présentes CGV resteront définitivement acquises et/ou dues à l’Hôtel, sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts. En cas de contestation sur une partie de la facture, le Client s’engage à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer aussitôt à l’hôtel le motif de sa contestation qui devra être réelle et sérieuse. Toute facture qui n’aura pas été contestée selon la procédure ci-dessus décrite, dans un délai de quinze jours à partir de la date d’envoi de celle-ci, sera considérée comme acceptée et due. ARTICLE 6 - ANNULATION Toute annulation même partielle doit être exprimée par écrit au Group Desk ou à l’hôtel selon le canal de réservation initial et doit porter sur toute la période initialement réservée et ce de manière linéaire. Dans le cas contraire, l’hôtel se réserve le droit de revoir les conditions du contrat, les tarifs et les contingents octroyés préalablement. Une fois le contrat de vente signé, l’interlocuteur devient l’hôtel. L’annulation ne sera effective qu’à la réception par le Client de la notification écrite adressée par le Group Desk ou l’hôtel. En tout état de cause, l’Hôtel ou le Group Desk se réserve le droit d’annuler la demande et d’appliquer les pénalités ci-après. Pour toute annulation totale d’une réservation confirmée : Dans le cadre d’une réservation avec ou sans hébergement : Tout acompte dû ou versé sera exigé / conservé Conditions d’une annulation partielle : Une marge d’annulation à hauteur de 5% du total de la facturation globale et initiale est octroyée jusqu’à 30 jours du début de la manifestation. Au-delà de 5% du total de la facturation globale et initiale, les prestations annulées seront facturées selon l’échéancier ci-dessous : Dans le cadre d’une réservation avec hébergement A plus de 90 jours avant la date d’arrivée du Groupe : l’Hôtel facture 35 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). De J-90 à J-61 avant la date d’arrivée du Groupe : l’Hôtel facture 50 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). De J-60 à J-31 avant la date d’arrivée du Groupe : l’Hôtel facture 75 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). A moins de 30 jours la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 100 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). Dans le cadre d’une réservation sans hébergement (journée d’étude) A plus de 30 jours avant la date d’arrivée du Groupe : pas de frais De J-30 à J-16 avant la date d’arrivée du Groupe : l’Hôtel facture 50 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). A moins de 15 jours de la date d’arrivée du Groupe : l’Hôtel facture 100 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées). Dans le cadre d’une réservation pendant une période de salon ou d’évènement, des conditions spécifiques pourront être applicables et indiquées au moment de la réservation. La non présentation d’une partie ou de la totalité des Participants (« No Show ») ainsi que toute réduction de durée de séjour (effectuée sur place) sera facturée sur la base du montant total TTC des prestations réservées et pour la durée du séjour prévu. Si l’arrivée du groupe se fait après 22h et que la prestation restauration était réservée, l’Hôtel se réserve le droit de refuser de servir les repas réservés, étant entendu que 100% du montant total TTC de cette prestation restauration sera facturée au Client selon les conditions ci-dessus mentionnées. Pour les arrêts repas sans hébergement (réservés auprès de l’hôtel directement), les annulations à moins de 5 jours de l’arrivée du groupe, seront facturées à 100% TTC. ARTICLE 7 - LISTE DES PARTICIPANTS Dans le cadre d’un groupe avec hébergement, la liste nominative des chambres devra être envoyée par écrit à l’hôtel, 8 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe. Dans le cas d’un groupe en arrêt repas (réservés auprès de l’hôtel directement), en demi-pension ou pension complète, le choix des menus pour le ou les repas réservés, devra être joint à la confirmation de réservation 7 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe. Tout participant supplémentaire non prévu au contrat initial ne sera accueilli qu’après vérification des disponibilités et approbation formelle de l’hôtel puis ajouté à la facturation finale aux conditions convenues avec l’hôtel. Sans réception des documents ci-dessus mentionnés, l’hôtel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres, salles de séminaire et les menus initialement souhaités par le Client. L’hôtel s’engage à mettre ses chambres à disposition à partir de 15 heures le jour de l’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ. ARTICLE 8 - FORCE MAJEURE – CAS FORTUIT Seront considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français. En cas de force majeure ou de cas fortuit, l’Hôtel ou le Group Desk s’efforcera de reloger le groupe dans un des établissements exploitant sous l’une des enseignes appartenant à la société LOUVRE HOTELS GROUP tout en dégageant sa responsabilité. En cas de force majeure la partie concernée est dégagée de ses obligations sans indemnité. Elle s’engage néanmoins à informer l’autre partie par tous moyens afin de limiter les dommages potentiels ARTICLE 9 - DELOGEMENT Dans le cadre d’un délogement total ou partiel dépendant de la volonté de l’hôtel, l’accueil du groupe se fera dans un établissement de catégorie égale ou supérieure sans supplément de prix et à proximité de l’Hôtel dans la mesure du possible. Les frais inhérents au transfert resteront à la charge de l’Hôtel sans que le client ne puisse se prévaloir du paiement d’une indemnité complémentaire. Article 10 - ASSURANCE – RESPONSABILITE L'hôtel, n'ayant pas la garde des effets personnels des participants, ni du matériel que la Client entrepose dans ses salles et locaux, il ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou disparition desdits effets personnels et/ou dudit matériel. L’assurance du matériel et des effets personnels des participants reste à la charge du Client qui renonce expressément à tout recours contre l'hôtel pour tout dommage causés à ces biens à ce titre, y compris le vol de desdits biens. Concernant les vêtements, bagages et objets divers déposés dans les chambres ainsi que les objets laissés dans les véhicules stationnés sur les lieux dont l’Hôtel a la jouissance privative, la responsabilité de l’Hôtel ne pourra être engagée au-delà de ce qui est prévu par la loi au terme des articles 1952 à 1954 du Code civil. Le Client s’engage à respecter et à faire respecter par ses participants les consignes de sécurité en vigueur dans les locaux de l’hôtel. Pour toute organisation de manifestation commerciale, jeux concours, compétition de tout type, exposition, vente au déballage, ou tout type d’événement qui en raison de son objet ou de sa qualification juridique nécessiterait une quelconque autorisation, déclaration préalable, licence ou formalités assimilées conformément à la réglementation en vigueur, le Client s’engage à obtenir les éléments nécessaires auprès des autorités compétentes et agir dans le cadre de la règlementation applicable, et s’engage à garantir l’Hôtel de ce fait. L’Hôtel pourra annuler ou résilier le contrat à tout moment, au tort exclusif du Client, dans le cas où il servirait de support à une manifestation contraire à l’ordre moral ou aux bonnes mœurs. Tout projet concernant la décoration, l’aménagement et l’installation technique des locaux devra être soumis raisonnablement à l’avance à l’Hôtel pour approbation écrite préalable. A l’issue de la manifestation, le Client s’engage à retirer toutes les installations à ses frais afin que les locaux soient restitués dans leur état originel. Aucun mets ou boisson apportés de l’extérieur par le Client ou ses invités ne sera admis, sans autorisation préalable de la part de l’Hôtel. Après minuit, le niveau sonore dans les salons ne devra pas gêner la clientèle de l’Hôtel ainsi que son voisinage immédiat. L’Hôtel se réserve le droit de limiter le niveau sonore en cas d’excès. Le Client s’engage à respecter les horaires prévus dans les conditions particulières au niveau de l’occupation des espaces et salons. Le Client n’est pas autorisé à utiliser toute marque appartenant ou commercialisée par le Groupe Louvre Hôtels Group (Première-Classe, Campanile, Kyriad, Kyriad Prestige, Tulip Inn, Golden Tulip, Royal Tulip) sauf autorisation préalable de ce dernier. Pour les spectacles et programmes musicaux à organiser et produire pour la manifestation, le Client sera seul responsable de toute demande d’autorisation et/ou de déclaration auprès de LA SACEM ou des différents organismes collectifs ou administrations concernées ainsi que tout paiement afférent aux droit des auteurs, producteurs et des artistes interprètes. Le Client garantit l’Hôtel contre toute réclamation à ce titre. ARTICLE 11 - RECLAMATIONS Toute réclamation devra être adressée par courrier recommandé A/R au siège du groupe Louvre Hotels Group (Direction Commerciale – Village 5, 50 Place de l’Ellipse – 92081 La Défense Cedex - France) au plus tard 10 jours après la date de départ de l’hôtel concerné. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte. ARTICLE 12 - DROIT APPLICABLE Les présentes conditions sont soumises au droit français tant pour les règles de fond que pour les règles de forme. Toute contestation quelle qu’en soit la cause, seront de la compétence du Tribunal compétent dans le ressort duquel se trouve le siège social de la société Louvre Hôtels Group. Article 13 : POLITIQUE ENFANTS Aucun supplément n’est demandé* par les hôtels pour les enfants de moins de dix ans, dans la limite d’un enfant par chambre et sous réserve de la disponibilité des lits d’appoints, lorsqu’ils sont hébergés dans la chambre des adultes accompagnateurs. Dans le cadre d’un séjour sur place, le petit-déjeuner pour les enfants de moins de dix ans sera gratuit dans la limite de deux enfants par adulte consommant un petit déjeuner sur place. Les menus seront des menus enfants facturés comme tel. Il est nécessaire au moment de la réservation de préciser le nombre de personnes, et l’âge des enfants qui séjourneront. A défaut, l’enfant sera automatiquement considéré comme ayant plus de 10 ans